E’ andato tutto bene oggi? Parliamo di fraintendimenti e mezze verità riguardanti le e-mail. (parte 1)

Oggi, la vita senza e-mail è inimmaginabile. Le e-mail, in particolare nel mondo degli affari, sono diventate IL MEZZO di comunicazione. Si inviano documenti PDF, assicurazioni, accordi e contratti, il tutto in frazioni di secondo. Comodamente, utilizzando un solo strumento e "per iscritto".

In questa serie, ci concentreremo in modo più approfondito sul tema delle "e-mail", in particolare quali effetti potrebbero avere le varie mezze verità che circolano e, più recentemente, quali fatti potrebbero mettere in una posizione difficile i dipendenti e probabilmente le aziende.

Puoi scrivermelo?

Certo, chiunque può farlo. Ma che questo sia sufficiente in caso di problemi è da discutere. L'eterna domanda "Chi ha detto cosa a chi“può essere soddisfatta in modo non sempre adeguato via e-mail. Questo articolo e quelli a seguire hanno lo scopo di far luce su questo tema e di fornire spunti di riflessione. Così facendo, lasceremo qualsiasi questione legale riguardante il contenuto e la forma scritta fuori dall'equazione.

Non fidarti mai di una e-mail che non hai cambiato tu!

Le e-mail possono essere facilmente manipolate. Non importa se sono nel vostro "archivio fisico" con migliaia di e-mail stampate o nel gigantesco sistema di archiviazione digitale delle e-mail: in entrambi possono essere facilmente falsificate senza lasciare tracce. Ecco alcuni esempi dal popolare client di posta elettronica, Microsoft Outlook:

Esempio 1: Manipolazione della data e ora per l’archiviazione fisica

Vi siete dimenticati di inoltrare una e-mail? Basta semplicememnte modificare la data nella mail che dovevate inoltrare! Adesso ristampatela (funziona anche per gli indirizzi e-mail).

Esempio 2: Manipolazione del contenuto del file per l’archivio fisico e per quello del sistema di posta elettronica

Il contenuto deve essere modificato dopo l’invio? Nessun problema, basta aprire l'e-mail originale, modificare e salvare. L'e-mail apparirà nella versione modificata nella stessa posizione nel sistema di archiviazione e-mail. Nessuno se ne accorgerà. L'e-mail modificata può quindi essere stampata di nuovo, la data e l’ora rimarranno quelli della e-mail originale...

E se non riesci a trovare l'e-mail originale, è sufficiente creare una copia utilizzando un programma di elaborazione testi e salvarla nella cartella di backup. Finito!

Quindi essere scettici è giustificato!

Fidarsi è bene, controllare è meglio e, in caso di dubbio, fornire la prova giusta è ancora meglio. Quindi vale la pena mettere in discussione i processi di posta elettronica esistenti. In caso di controversia, chi può dire quale e-mail è l'originale quale è stata “aggiustata”?

RMail in questo caso ci viene in aiuto. L’esclusiva prova di consegna contenente: data e ora, il contenuto e gli allegati della mail originale, indirizzi mail del mittente e dei destinatari, e il metodo di criptazione ( se utilizzato), rendono le vostre e-mail a prova di falsificazione, verificabili e autenticabili.

(parte 2 )