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Il dilemma dell’invio di file di grandi dimensioni

Prevenire il furto di identità e l’uso improprio dei dati sensibili
18/06/2018
 

Molti provider di posta elettronica limitano la dimensione massima degli allegati e-mail o dell'intera e-mail. Gmail e Yahoo limitano le dimensioni agli attuali 25 Mbyte e gli allegati di posta elettronica di Microsoft Outlook sono raramente più grandi di 20 MB permesso.

Le E-mail non sono state progettate per l'invio di allegati di grandi dimensioni, per cui non esiste uno standard e resta quindi un punto di domanda indovinare se il destinatario può ricevere una e-mail con un allegato di grandi dimensioni.

Condividere foto e raccolte di foto è più facile che mai, ma quale è il modo migliore per condividere file aziendali sensibili che sono troppo grandi per il recapito tramite posta elettronica? In questo caso dovremo prenderci cura di capaire quali sono gli strumenti adatti.

Nuvole scure all'orizzonte: Shadow IT è in aumento!

Quasi tutti i dipendenti di un'azienda utilizzano in privato vari servizi cloud. Tre esempi: Microsoft Onedrive è disponibile gratuitamente in quasi tutte le installazioni di Windows 10 e Google Drive si presenta come un bonus per qualsiasi smartphone Android. Dropbox è diventato un servizio molto popolare per l'archiviazione e la condivisione di file di grandi dimensioni. L’accesso a questi servizi è estremamente semplice. Bastano una login, una password e un link per condividere i documenti in pochi secondi. Fantastico! Ma quale è il nesso con Shadow IT, cosa significa in concreto?

Sempre più persone all’interno delle aziende utilizzano il loro storage cloud privato perché non hanno la possibilità di condividere file di grandi dimensioni all'interno dell'azienda. Potete immaginare quanti file aziendali riservati sono memorizzati nello spazio di archiviazione privato del dipendente e potrebbero non essere mai cancellati? Già! Dimenticati nel cloud, che però viene scansionano regolarmente da ch i lo gestisce? E i tuoi documenti riservati potrebbero uscire dal tuo controllo!

Il termine “Shadow IT” indica l'utilizzo di strumenti e servizi privati da parte dei dipendenti, senza che il reparto IT dell’azienda ne sia a conoscenza.

E come se ne esce? Facendo alcune domande sulla spedizione di file di grandi dimensioni Esistono numerosi strumenti per inviare o scambiare file di grandi dimensioni (per esigenze personali o professionali). Gli strumenti principali (strumenti per la condivisione di file) vanno oltre la semplice condivisione di contenuti. Le seguenti domande dovrebbero aiutarti a scegliere lo strumento giusto. Allo stesso tempo, mettono in discussione pratiche comuni per la condivisione di file sensibili. Puoi tu o il tuo staff gestire file di grandi dimensioni direttamente e in un modo semplice, ad es. inviando direttamente dal programma di posta? Molti dipendenti apprezzano la semplicità e la comodità dei programmi di posta elettronica in quanto sono loro familiari.

I file trasferiti nel cloud verranno archiviati lì per sempre fino a quando non verranno eliminati manualmente? Per molte aziende è molto importante che i dati così trasmessi con urgenza non rimangano semplicemente "online".

  • Chi effettua i controlli?
  • Chi pensa a questo processo?
  • Chi ha accesso ai file nel cloud?
  • Chi è l'amministratore, il singolo dipendente, il dipartimento IT e quali sono eventuali fornitori esterni?
  • Puoi assicurarti che i tuoi file confidenziali e di grandi dimensioni vengano inviati con i diritti di accesso corretti? Immagina se a causa di una configurazione errata (account privati!) fosse possibile visualizzare l'intero archivio di file.
  • Puoi assicurarti che i tuoi file confidenziali e di grandi dimensioni vengano inviati con i diritti di accesso corretti? Immagina se a causa di una configurazione errata (account privati!) fosse possibile visualizzare l'intero archivio di file.

Queste e altre domande sono progettate per aiutarti a trovare gli strumenti che hanno le giuste caratteristiche per aiutarti a scambiare file confidenziali e di grandi dimensioni.

RMail con il servizio LargeMail

LargeMail, parte della suite RMail, ed è uno dei servizi di trasferimento file leader a livello mondiale. Se confronti LargeMail con altri provider, il servizio si distingue per le seguenti caratteristiche:

  • LargeMail is integrated in user’s workflow. There is no need to open the browser and to enter passwords. Right send from Outlook.
  • LargeMail è integrato nel flusso di lavoro del dipendente. Nessun browser, nessun log-in. I dipendenti inviano file fino a 1 GB da Outlook.
  • LargeMail utilizza un indirizzo di mittente verificato. Il destinatario può fidarsi di questo indirizzo. Nessuna pubblicità, nessuno spam.
  • LargeMail utilizza la ricevuta di consegna da RMail per verificare la consegna della posta di grandi dimensioni. In regime GDPR, questa prova di consegna funge da record di conformità.
  • LargeMail può crittografare tutte le comunicazioni.

Il periodo di archiviazione, le notifiche di download, ecc. possono essere amministrati dal reparto IT o da una persona responsabile.
Maggiori informazioni su RMail possono essere trovate cliccando qui. .

 

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