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Il Futuro dell’e-mail – Alcune considerazioni sulla situazione attuale e le future evoluzioni.

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La posta elettronica, inventata nel secolo scorso, ha ancora il suo posto nel mondo degli affari e nel mondo privato, ma una cosa è certa: l’e-mail richiede urgentemente un aggiornamento in termini di funzionalità, conformità e sicurezza.

Negli ultimi 10 anni, l’e-mail si è evoluta. È quasi scomparsa dall’uso privato per le comunicazioni in uscita, sostituito da app di instant messaging. Tuttavia, l’e-mail è diventato il vostro archivio privato per le conferme degli ordini e dei vostri viaggi, per le fatture elettroniche e le comunicazioni importanti? Dal mio punto di vista sarebbe interessante, e non sarebbe eccessivo, chiedere più assistenza digitale con l’ordinamento automatico, la manutenzione e il backup del mio archivio? Gmail e Outlook (solo per citare due esempi) hanno iniziato a supportare la gestione della Posta in arrivo e l’archivio personalizzate a mio piacimento, e di sicuro non si fermeranno qui. La preselezione di e-mail in entrata, presentandole ordinate per importanza o azione (fatture a pagamento), la costruzione di archivi intelligenti e il collegamento di e-mail con calendari, attività, ecc… saranno più che benvenuti. Nonostante questo, l’utilizzo delle le e-mail per i privati restano focalizzate sul ricevere messaggi piuttosto che inviarli.

L’e-mail continua ad essere lo strumento principale di comunicazione per le aziende. L’integrazione nelle Office Suite e alle avanzate possibilità di gestione è la ragione principale per cui oltre 3,5 miliardi di utenti inviano più di 250 miliardi di e-mail al giorno (significa circa 70 e-mail al giorno per utente). Le soluzioni di Instant Messaging hanno guadagnato parte di questo volume di comunicazioni, ma la mancanza di integrazione e di strumenti di gestione e forse anche la loro accettazione da parte delle aziende (vedi: Continental band WhatsApp) non le hanno ancora rese popolari nel mondo del business. Ma è ormai arrivata la nuova generazione di Manager che probabilmente vedranno la cosa da un nuovo punto di vista e potremmo quindi assistere (o forse sta è già iniziato) ad uno scontro tra e-mail e Instant Messaging e le chiavi per la vittoria saranno usabilità, integrità, integrazione e gestione.

 

Oggi, l’e-mail è un enorme mostro – quasi troppo grande per fallire, questo rende difficile l’aggiornamento e l’integrazione di nuove funzionalità di base per la sicurezza e l’autorizzazione del mittente (per sapere esattamente da chi è arrivata l’e-mail). Le tecnologie sono disponibili, ma lo spead-out non è riuscito e fallisce a causa di incompatibilità o semplicemente della paura che il destinatario non sia poi in grado di aprire il messaggio inviato e il GDPR aggiunge ulteriore pressione per proteggere i dati privati

Arriveranno nuovi componenti aggiuntivi. La sicurezza è in continua evoluzione e “E-Mail made in Germany” è un buon esempio di utilizzo di una rete sicura. Tuttavia, manca l’autorizzazione del mittente, manca l’integrità del documento, manca la tracciatura e il controllo della consegna, manca la tracciabilità e infine – cosa accade se il destinatario si trova all’esterno della rete “E-mail made in Germany”? Abbiamo bisogno di qualcuno che metta insieme tutti i pezzi del puzzle creando un nuovo messaggio di posta elettronica che funzioni con qualsiasi destinatario ma fornisca un valore aggiunto. Alcuni componenti aggiuntivi come RMail sono già in grado di offrire funzionalità avanzate di produttività e conformità (GDPR!) mettendo l’utente in grado di sapere chi ha detto cosa, come, a chi e quando. Il tutto, perfettamente gestito insieme a una prova di consegna verificabile, è perfetto per l’uso aziendale ed è la chiave quando l’integrità, la trasparenza e la fiducia contano.

Giacomo Ariboni
Giacomo Ariboni
RMail specialist and R&D Manager at Francopost Srl, Passionate of travel, photography and good food. My new goal is to make RMail / RSign solutions a standard for the security of our digital communications and transactions.

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