Le aziende di tutto il mondo stanno ottimizzando i loro flussi di lavoro in termini di digitalizzazione. Chi si occupa del tema della trasformazione digitale prima o poi incontrerà la parolina magica “firma elettronica”. Ma di cosa si tratta esattamente? Nell’articolo proviamo a rispondere alle domande più comuni sulle firme elettroniche.
La firma elettronica è l’equivalente elettronico della firma autografa: quando si appone la propria firma autografa su un documento cartaceo, ci si attribuisce la paternità dello stesso o si afferma di acconsentire al contenuto del documento; lo stesso accade apponendo la firma elettronica a un documento informatico.
Usata correttamente, la firma elettronica garantisce che:
Nessun mediabreak: normalmente il mittente invia un documento da firmare via e-mail. Il destinatario stampa il documento, lo firma, lo scansiona e lo rispedisce via e-mail. Con la firma elettronica, tale interruzione dei media non si verifica più e al contempo si migliora la velocità di risposta.a.
Globale: non importa dove si trovi la persona che firma nel mondo. Il documento può essere firmato rapidamente e in qualsiasi momento. Non è necessario un invio costoso e dispendioso in termini di tempo.
Prova legalmente conforme: puoi verificare chi ha firmato cosa e quando. Le e-mail o i documenti stampati, possono essere manipolati e non sono costituiscono una prova legalmente valida in caso di contenzioso (vedere l’articolo su incomprensioni e mezze verità e-mail). Con un documento firmato e sigillato elettronicamente, è quasi impossibile modificarne il contenuto. Inoltre, l’identità della persona che ha firmato elettronicamente il documento può essere chiaramente identificata.
Il Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE (cd Regolamento eIDAS), che si applica dal 2 luglio 2016, definisce le seguenti firme:
firma elettronica, dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare;
firma elettronica avanzata, una firma elettronica che soddisfi i seguenti requisiti:
firma elettronica qualificata, una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche
Lo stesso Regolamento definisce «certificato di firma elettronica», un attestato elettronico che collega i dati di convalida di una firma elettronica a una persona fisica e conferma almeno il nome o lo pseudonimo di tale persona;
Solo per l’Italia esiste un ulteriore tipo di firma elettronica definito firma digitale le cui caratteristiche sono definite dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD):
firma digitale: un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici
Per quanto riguarda il valore dei documenti sottoscritti con i diversi tipi di firma elettronica, valgono le seguenti principali norme:
Regolamento eIDAS – Articolo 25 Effetti giuridici delle firme elettroniche
CAD Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica.
In sostanza, la normativa italiana (CAD) si adegua al principio europeo di non discriminazione sancito da eIDAS, per il quale un documento firmato elettronicamente non può essere ritenuto non ammissibile unicamente a motivo della sua forma elettronica o della tipologia di firma.
Tuttavia il CAD precisa quali sono gli atti che, per la loro natura, devono possedere necessariamente un tipo di firma di valore più elevato; pertanto, devono necessariamente essere firmati con firma qualificata o digitale i documenti di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, che sono:
Per gli atti di cui al numero 13) del già citato articolo 1350, comma 1 codice civile (definiti come gli altri atti specialmente indicati dalla legge), invece, è ritenuta ammissibile anche la sottoscrizione con firma elettronica avanzata, oltre che con firma qualificata o digitale.
Rientrano tra gli atti di cui al numero 13) i seguenti: