Firma elettronica o Firma Digitale?

Le aziende di tutto il mondo stanno ottimizzando i loro flussi di lavoro in termini di digitalizzazione. Chi si occupa del tema della trasformazione digitale prima o poi incontrerà la parolina magica “firma elettronica”. Ma di cosa si tratta esattamente? Nell’articolo proviamo a rispondere alle domande più comuni sulle firme elettroniche.

Cos’è una firma elettronica?

La firma elettronica è l’equivalente elettronico della firma autografa: quando si appone la propria firma autografa su un documento cartaceo, ci si attribuisce la paternità dello stesso o si afferma di acconsentire al contenuto del documento; lo stesso accade apponendo la firma elettronica a un documento informatico.

Usata correttamente, la firma elettronica garantisce che:

• il destinatario possa verificare l’identità del mittente (autenticità)
• il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio)
• il destinatario non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità).

Quali sono i vantaggi ad utilizzare la firma elettronica?

Nessun mediabreak: normalmente il mittente invia un documento da firmare via e-mail. Il destinatario stampa il documento, lo firma, lo scansiona e lo rispedisce via e-mail. Con la firma elettronica, tale interruzione dei media non si verifica più e al contempo si migliora la velocità di risposta.a.

Globale: non importa dove si trovi la persona che firma nel mondo. Il documento può essere firmato rapidamente e in qualsiasi momento. Non è necessario un invio costoso e dispendioso in termini di tempo.

Prova legalmente conforme: puoi verificare chi ha firmato cosa e quando. Le e-mail o i documenti stampati, possono essere manipolati e non sono costituiscono una prova legalmente valida in caso di contenzioso (vedere l’articolo su incomprensioni e mezze verità e-mail). Con un documento firmato e sigillato elettronicamente, è quasi impossibile modificarne il contenuto. Inoltre, l’identità della persona che ha firmato elettronicamente il documento può essere chiaramente identificata.

Esiste un solo tipo di firma elettronica?

Il Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE (cd Regolamento eIDAS), che si applica dal 2 luglio 2016, definisce le seguenti firme:

firma elettronica, dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare;

firma elettronica avanzata, una firma elettronica che soddisfi i seguenti requisiti:

1. è connessa unicamente al firmatario;
2. è idonea a identificare il firmatario;
3. è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
4. è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

firma elettronica qualificata, una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche

Lo stesso Regolamento definisce «certificato di firma elettronica», un attestato elettronico che collega i dati di convalida di una firma elettronica a una persona fisica e conferma almeno il nome o lo pseudonimo di tale persona;

Solo per l’Italia esiste un ulteriore tipo di firma elettronica definito firma digitale le cui caratteristiche sono definite dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD):

firma digitale: un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

Tutte le firme elettroniche hanno validità legale?

Per quanto riguarda il valore dei documenti sottoscritti con i diversi tipi di firma elettronica, valgono le seguenti principali norme:

Regolamento eIDAS – Articolo 25 Effetti giuridici delle firme elettroniche

• A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate.
• Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.
• Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri.

CAD Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica.

• Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, soddisfa il requisito della forma scritta e sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
• Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, (…) ha altresì l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. (…)
• bis). Salvo il caso di sottoscrizione autenticata, le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all’articolo 1350, numero 13), del codice civile redatti su documento informatico o formati attraverso procedimenti informatici sono sottoscritti, a pena di nullità, con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

In sostanza, la normativa italiana (CAD) si adegua al principio europeo di non discriminazione sancito da eIDAS, per il quale un documento firmato elettronicamente non può essere ritenuto non ammissibile unicamente a motivo della sua forma elettronica o della tipologia di firma.

Tuttavia il CAD precisa quali sono gli atti che, per la loro natura, devono possedere necessariamente un tipo di firma di valore più elevato; pertanto, devono necessariamente essere firmati con firma qualificata o digitale i documenti di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, che sono:

1. i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili;
2. i contratti che costituiscono, modificano o trasferiscono il diritto di usufrutto su beni immobili, il diritto di superficie, il diritto del concedente e dell’enfiteuta;
3. i contratti che costituiscono la comunione di diritti indicati dai numeri precedenti;
4. i contratti che costituiscono o modificano le servitù prediali, il diritto di uso su beni immobili e il diritto di abitazione;
5. gli atti di rinunzia ai diritti indicati dai numeri precedenti;
6. i contratti di affrancazione del fondo enfiteutico;
7. i contratti di anticresi;
8. i contratti di locazione beni immobili per una durata superiore a nove anni;
9. i contratti di società [2247 ss.] o di associazione con i quali si conferisce il godimento di beni immobili o di altri diritti reali immobiliari per un tempo eccedente i nove anni o per un tempo indeterminato;
10. gli atti che costituiscono rendite perpetue o vitalizie, salve le disposizioni relative alle rendite dello Stato;
11. gli atti di divisione di beni immobili e di altri diritti reali immobiliari;
12. le transazioni che hanno per oggetto controversie relative ai rapporti giuridici menzionati nei numeri precedenti;

Per gli atti di cui al numero 13) del già citato articolo 1350, comma 1 codice civile (definiti come gli altri atti specialmente indicati dalla legge), invece, è ritenuta ammissibile anche la sottoscrizione con firma elettronica avanzata, oltre che con firma qualificata o digitale.

Rientrano tra gli atti di cui al numero 13) i seguenti:

• contratti di natura bancaria;
• atti costitutivi di associazioni o fondazioni;
• elezione di domicilio;
• convenzioni matrimoniali;
• accettazione/rinuncia/vendita di eredità:
• testamento;
• donazione;
• procura;
• riscatto di beni immobili;
• cessione di beni ai creditori;
• assunzione di lavoratori;
• atti costitutivi/fusioni di società;
• contratti di consorzio
• concessione/rinuncia/cancellazione di ipoteca;
• compromessi a seguito di controversie arbitrali;
• clausole compromissorie;
• contratti di costruzione navali/di aeromobili, modifiche e revoche agli stessi;
• atti relativi alla proprietà delle navi/degli aeromobili;
• concessione di ipoteche su navi/aeromobili;
• contratti di arruolamento del personale navigante