“Chi ha detto cosa e quando “è al centro della maggior parte delle dispute

La maggior parte dei lettori, concorderà che "chi ha detto cosa e quando" è al centro della maggior parte delle dispute. Nell'odierno mondo email-centric, molti fanno riferimento alla loro casella di “Posta inviata” o "Posta in arrivo" per dimostrare chi ha detto cosa e quando. Essi possono inoltrare queste e-mail alle persone con cui sono in discussione, o possono stamparle ed esibirle come prova.

Prima di affidarsi a questo “prova” è essenziale considerare in che modo sarà valutata l’autenticità dei suoi contenuti, la data e l’ora dell’invio e il fatto che l’invio sia avvenuto con successo.

Il London’s Legal Technology Journal ha pubblicato un sondaggio sui principali miti e pregiudizi relativi alle e-mail che, se non correttamente interpretati, potrebbero esporre la vostra organizzazione a problemi quando queste devono essere utilizzate come prova in dispute dove si deve identificare chi ha detto cosa e quando.

Il sondaggio ha identificato i miti più comuni relativi alla posta elettronica a cui la maggior parte dei dirigenti d’azienda, degli avvocati e di altri professionisti crede.

E-mail interne vs. Internet e-mail: ‘Mi sono inviato l’e-mail in copia e l’ho ricevuta’. La ricevuta di una e-mail inviata all’interno di un’organizzazione, non dimostra che il messaggio sia stato trasmesso/consegnato via internet.

Conferma di Lettura: Ho chiesto una conferma di lettura così so quando riceverà l’e-mail’. La conferma di lettura è un semplice file di testo che può essere facilmente modificato, non fornisce nessuna prova sul contenuto dell’e-mail e il destinatario può scegliere in modo semplice di non inviare la conferma di lettura.

Archiviazione delle e-mail: ‘Ho salvato tutto nel mio archivio così posso provare ciò che ho ricevuto’. I vostri archivi contengono un record dei contenuti che voi sostenete di aver spedito ma non di ciò che è stato ricevuto.

Invio di e-mail: "Quando faccio clic su invia, il destinatario riceve l'e-mail." Non tutte le e-mail aziendali vengono consegnate, Ferris Research afferma che il 3% degli invii di e-mail Internet non massivi e business-to-business non viene recapitata.

Usare RMail per provare l’invio delle e-mail, può essere la soluzione. RMail invia le informazioni sotto forma di messaggio e-mail registrato (REM), restituendo come prova di consegna una ricevuta registrata, verificabile e utilizzabile in tribunale come evidenza con elevato peso probatorio.

I servizi di RMail sono stati implementati da molte organizzazioni per autenticare le e-mail e per la conformità legale. Guarda questo breve video riguardo la “Ricevuta Registrata” di RMail Guarda questo breve video riguardo la “Ricevuta Registrata” di RMail.