Prova Gratuita!
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La parte 3 della nostra serie: "È andato tutto bene oggi?“ prende in considerazione le soluzioni per garantire una corrispondenza e-mail verificabile e sicura. Inoltre, non dobbiamo dimenticare il regolamento generale UE sulla protezione dei dati, in particolare, occorre tener presente l'inversione dell'onere della prova in caso di violazioni della protezione dei dati (articolo 5, paragrafo 2).


Poniamo la seguente domanda: in che modo potete fornire la prova valida riguardo la corrispondenza via e-mail? Di solito si utilizzano 5 criteri fodamentali: CHI ha scritto COSA a CHI, QUANDO, COME e PERCHE’.

Posta Raccomandata con ricevuta di ritorno

L’ufficio Postale ci dà un grande esempio a riguardo: la posta raccomandata con ricevuta di ritorno soddisfa 4 di questi criteri, vale a dire CHI (mittente) ha inviato COSA (busta), QUANDO (data timbro), COME (per posta), A CHI (destinatario che può confermare questo). Questo è un ottimo inizio, tuttavia il destinatario potrebbe ancora affermare che la busta era vuota.

E-mail registrata

RMail consente di trasferire tutti gli attributi di sicurezza della posta raccomandata (comprese le ricevute di ritorno) alla corrispondenza e-mail. Ma, RMail non si limita a questo, offre di più, la prova di consegna contiene il contenuto originale della e-mail criptato e firmato digitalmente rendendo inutile la frase "non è questo quello che ho ricevuto".

Ma cerchiamo di entrare ancor più nel dettaglio:

CHI / A CHI: RMail registra sia l’indirizzo del mittente che quello del destinatario. Tutti i mittenti sono verificati usando l’autenticazione e ispezione a 2 fattori. Il percorso della mail può essere tracciato dalla partenza fino alla casella Posta in arrivo del destinatario. Il sistema RMail può, tramite il Digital Seal, autenticare il mittente anche in un secondo momento.

QUANDO: RMail utilizza un time server UTC per inserire un timestamp nel log e nella prova di consegna ed in contemporanea verifica anche gli orari locali dei server di posta elettronica del destinatario.

COSA: Il contenuto del messaggio di posta elettronica originale viene crittografato e firmato con una chiave privata dal server RMail. Successivamente, il flusso di dati acquisito in questo modo, è incorporato nella prova di consegna insieme alla chiave pubblica. La prova di consegna può quindi essere autenticata dal server RMail in qualsiasi momento, garantendo che venga mantenuta la sua integrità. Tutto questo è effettuato senza alcuna attività aggiuntiva da parte del mittente/destinatario.

COME: Questo punto è importante per quanto riguarda il regolamento generale UE sulla protezione dei dati, cioè, come sono stati trasferiti i dati personali? Ad esempio, con o senza crittografia? La prova di consegna RMail contiene esattamente queste informazioni.

Conclusioni

Gli errori umani o di processo possono risultare costosi nel contesto delle norme sulla protezione dei dati. Prendere precauzioni è meglio che soffrire perdita di immagine e/o incorrere in sanzioni.

Con RMail, offriamo un servizio in grado di fornire una prova sicura di chi ha spedito cosa a chi e come.

Inoltre, il servizio permette di criptare i dati personali (regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR articolo 5, paragrafo 1F e l'articolo 32, paragrafo 1a) e garantisce la massima conformità grazie alla prova della consegna (articolo 5, comma 2).

 
Giacomo Ariboni
Giacomo Ariboni
RMail specialist and R&D Manager at Francopost Srl, Passionate of travel, photography and good food. My new goal is to make RMail / RSign solutions a standard for the security of our digital communications and transactions.

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